WordCamp Taiwan 2025 是我第五次參與的 WordCamp 籌備。過去的角色主要都圍繞在設計相關任務，而今年是我第一次挑戰不同的組別。直到真正執行才發現，原來同一場活動，在不同位置可以有不同的體驗。
6 月中看到總召小胖的 WordCamp Taiwan 2025 志工招募貼文，我沒有多想就立刻填了報名表單。分組欄位我勾選了議程組與贊助組，心裡默默想著：
「議程？贊助？聽起來應該都比設計簡單吧？」
結果真正執行才發現，議程組不是「比較簡單」，而是「完全不同的難度」。
設計是創作與美感；議程則是協作、追蹤、溝通與不停校準。
如果說設計是「做出一個好看的東西」，那議程就是「確保一切事情都能準時發生」。
議程組的工作看似簡單、不複雜，但真正的挑戰在於：
所有事情都連在一起，只要一件慢了，其餘全部跟著遞延。
所以這份工作比起純執行，更像是：
專案管理 × 客服溝通 × 行政統整 × 進度追蹤 × 即時協作 (主要是我同時擔任了議程組組長)
因為今年籌備期不到 3 個月，每個階段都必須快速決策、立即執行，沒有餘裕、沒有拖延。
特別感謝議程組夥伴：Aju、Ian
| 任務 | 時程 | 負責人 |
|---|---|---|
| 建立講者邀約名單 | 2025-08-03 | Hend |
| 講者招募文件 (中文版、英文版) | 2025-08-17 | Ian |
| Call for Speaker 表單完成 | 2025-08-24 | Ian |
| 發出社群議題喜好調查 | 2025-08-24 | Aju |
| 講者招募截止 | 2025-08-31 | Ian |
| 議題調查統整完成 | 2025-08-31 | Aju |
| 講者入選通知寄送 | 2025-09-03 | Aju / Ian |
| 議程公布至官網 | 2025-09-12 | 網站組 |
| 講者簡報初稿彙整 | 2025-09-30 | Hend |
| 講者最終簡報收件截止 | 2025-10-24 | 議程組 |
| WordCamp Taiwan 2025 共創日 (Contributor Day) | 2025-11-07 | 議程組 |
| WordCamp Taiwan 2025 研討會 (Conference Day) | 2025-11-08 | 議程組 |
在這次籌備中，ChatGPT 幾乎等同我們的第 4 位議程組成員，從文件撰寫、校稿到信件回覆都離不開它，省下大量時間與溝通成本，也讓籌備節奏更穩定可控。
在講者招募階段，我們採取 「7 成主動邀請、3 成公開招募」 的策略，從歷屆 WordCamp 講者名單出發進行邀請，藉此降低公開招募不如預期時的壓力，也確保議程內容有一定的品質與題材多元性。
為了避免後期不斷來回補件，我們在首次聯繫時就一次索取所有必要資訊，包含講者照片、介紹、衣服尺寸與飲食偏好等，大幅減少後續反覆確認的時間。
此外，由於 WordCamp 講者簡報需符合 100% 符合開源協定，我們在初稿階段就先行檢核，避免最終簡報才發現方向不符，降低後期翻修或重做的風險。
老實說，在 10 月之前我還沒真正理解共創日到底要做什麼。一直到向 Calvin 請教，我才理解共創日的核心：這一天不單純只是來聊天、交流認識，而是把事情真正做出來。
今年是 WordCamp Taiwan 第一次舉辦共創日 (Contributor Day) ，在其他國家的共創日會帶入加入 Join the WordPress community 的流程，每桌會依照 Make WordPress 的 Teams 分組。我們沒有強制活動要走以上流程，但鼓勵 Table Lead 協助示範如何加入對應的團隊頻道。
本次分組規劃因為考量參與的會眾人數，所以沒有依照 Make WordPress 的分組，我們依照議程的分類簡化為：開發 (Development)、設計 (Design)、行銷 (Marketing)、主機維運 (Hosting)、社群 (Community)、經營管理 (Management) 共 6 桌，特別是「經營管理」其實並不在 Make WordPress 的組別裡面，結果讓我意外的是「經營管理」是報名人數最多的組別。
至於當天我用的簡報，其實沒有特別規劃內容或議題，也不是用來引導討論，而單純只是介紹各桌的 Table Lead 名單，幫助大家快速對應誰負責哪一桌。沒想到在活動當天，我被臨時抓去當了主持，但也因為站在最前面，我才親眼感受到共創日真正的力量。
現場的每個人不是「來參加活動」，而是「帶著任務來把事情完成」。沒有被動吸收、沒有等待指令，全場都是直接開討論、立刻動手、即時協作的節奏。而且出席人數比想像中更多，討論的密度也很高，幾乎每張桌子都在快速推進不同的議題。
活動一開場就因為設備問題導致議程延遲 15 分鐘，我們必須在極短時間內重新與講者、主持人協調，同步調整簡報與現場印製的時程表，把一點一點把被吃掉的時間搶回來。非常感謝主持人 (Amy、Ida、莉塔、信富) 的神反應支援，也感謝設計組與議程組夥伴即時投入，才能快速穩住現場。
中午原本只是安排用餐與休息，但臨時加拍的戶外大合照再度推遲了 10 分鐘。不過成果很好、大家也都很開心！議程就是現實的連動任務，我們只能把原定 60 分鐘的下午茶壓縮成 50 分鐘，重新調整流程把節奏抓回來。
此外，會場比想像中更大，講廳與講者休息室距離較遠，導致不少講者乾脆在現場待命等待，而接待人力又相對吃緊，我必須同時對應雙軌講者與現場調度。很抱歉讓講者們多了一些等待時間，這部分確實是我們能做得更好的地方。
也許活動結束會眾只會記得講者，不會知道議程組做了什麼。
好玩，是那種高密度、費心費力的工作，但回頭看會感覺有趣。
最後，感謝所有參與 WordCamp Taiwan 2025 的人，活動能精彩不是因為我們做了什麼，而是因為你們真的來了 ❤️
